Bí quyết làm việc của công ty cần dc bảo toàn

Khi một nhân sự tay nghề giỏi, giàu kinh nghiệm nhất doanh nghiệp nghỉ việc hay chuyển công tác đồng nghĩa với việc bí quyết tích lũy trong quá trình làm việc của họ có nguy cơ mất theo. Bảng phân tích công việc theo phương pháp của Job Instruction Training (JIT) chính là cơ sở giúp tổ chức nắm bắt những kỹ năng, kiến thức thực sự tạo ra giá trị sản phẩm đó.

Ví dụ dưới đây sẽ cho thấy tầm quan trọng của việc giữ bí quyết làm việc cũng như kinh doanh của công ty.

Sau 40 năm công tác, vận hành viên Frenchie sắp nghỉ hưu. Ông là người giàu kinh nghiệm nhất trong kỹ năng vận hành máy Chucking. Hoạt động chucking nhằm định dạng bên trong sản phẩm ở công đoạn cuối cùng. Một bản ghi chép chi tiết quá trình ( hướng dẫn công việc) cho công đoạn này dài chừng 30 trang, bao gồm những bảng liệt kê các điều chỉnh khác nhau cho mỗi loại (kiểu) mô hình và cấu hình sản phẩm. Lo ngại sẽ vuột mất bí quyết công việc, người Quản đốc chỉ đạo Tổ trưởng bộ phận theo sát Frenchie suốt cả tuần tại phân xưởng và cả trong phòng nghỉ trưa để ghi chép tỉ mỉ tất cả những điều mà Frenchie biết về các công đoạn vận hành máy Chucking.

Frenchie thường mang bên mình cuốn sổ ghi chép nhỏ màu nâu, ghi chú cách vận hành và điều chỉnh máy móc...để xử lý các vấn đề khác nhau trên từng mô hình và cấu hình sản phẩm. Người tổ trưởng nhận thấy 30 trang ghi chép các hướng dẫn công việc không chính xác hoặc không đầy đủ và không chứa bất kỳ thủ thuật hay bí quyết nào ma Frenchie đã áp dụng trong suốt quãng thời gian làm việc tại đây.

Người quản đốc cho biết mỗi khi Frenchie gặp những sản phẩm mới có kiểu dạng hình học phức tạp, ông thường lôi cuốn sổ ghi chép màu nâu dính đầy dầu từ phía túi sau của mình để tìm kiếm giải pháp rút ngắn thời gian hoặc giảm phế phẩm...

Rõ ràng, anh Quản đốc đã hiểu thực tế công việc được làm khác biệt hẳn so với những điều được mô tả trong các tài liệu hướng dẫn công việc. Nhờ thế, dù có hơi muộn nhưng công ty vẫn có thể nắm bắt được bí quyết để làm tốt nhất công việc, trước khi nó ra đi cùng với Frenchie.

Trên thực tế không phải công ty, doanh nghiệp nào cũng nắm bắt kịp thời điều này nhất là khi họ không biết công việc quan trọng cốt yếu đã được thể hiện như thế nào. Họ chỉ biết rằng khi các chuyên gia (hay thợ cả) bỏ đi, kéo theo là chất lượng sản phẩm, hiệu quả sản xuất và sự an toàn tuột dốc ngay tại phân xưởng.

Để xây dựng được Bảng phân tích công việc tốt nhất, doanh nghiệp cần kết hợp với những người đang làm việc nhóm giỏi nhất công việc này tại phân xưởng. Việc này giúp xác định và nắm bắt những thủ thuật và bí quyết đã được học qua nhiều năm kinh nghiệm "thử và sai", nhờ đó đội ngũ kế cận sẽ không phải đi lại hành trình thử và sai này nữa. Chúng ta hiểu rằng thử sai luôn phải trả giá bằng rất nhiều thứ như lượng phế phẩm nhiều hơn, chậm trễ tiến độ, tiêu hao nhân thời gian của công nhân, gây ra thương tích chấn thương trong quá trình thử...

Khi doanh nghiệp xây dựng bảng mô tả công việc tốt có nghĩa là lúc này doanh nghiệp đã sở hữu bí quyết thực hiện công việc theo các đơn giản nhất, có thể đào tạo lại cho thế hệ tiếp theo. Bảng mô tả và phân tích công việc sau đó có thể đào tạo nhân viên mới một cách nhanh chóng tiếp thu được kỹ năng và sự hiểu biết cần thiết để thực hiện công việc mới một cách chính xác, an toàn và tận tâm.