Ngăn ngừa gian lận của nhân viên - quản trị nhân lực

Ngăn ngừa gian lận của nhân viên

Sự biển thủ và các kiểu gian lận tài chính là các hình thức phổ biến nhất mà kẻ cắp chính là nhân viên. Các doanh nghiệp nhỏ có xu hướng là nạn nhân của sự bịp bợm này vì họ không có các qui trình để kiểm soát và ngăn ngừa được nó. Các thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn bảo vệ được doanh nghiệp của bạn khỏi những nhân viên thiếu đạo đức nghề nghiệp.

Phân công công việc cho những người

Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để giấu diếm sự biển thủ của họ.

Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng

Không giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để huỷ hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai. Người chủ doanh nghiệp hoặc một người kế toán thuê ngoài phải được nhận những giấy báo chưa mở niêm phong của ngân hàng và huỷ những tấm séc mỗi tháng. Bạn hãy kiểm tra những tấm séc này thật cẩn thận. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp:

Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn không biết
Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối với tiền mặt
Các chữ ký trông giả mạo
Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự
Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty của bạn
Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của bạn

Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn

Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá và đừng đưa chìa khoá cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất. Bạn hãy lập quy trình "séc mất hiệu lực" để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực. Bạn hãy yêu cầu tất cả các tấm séc có trị giá cao hơn một trị giá đã được quy định nào đó thì phải có hai chữ ký (một trong số đó là của bạn). Và đừng bao giờ ký séc khống.

Đích thân ký từng tấm séc thanh toán   lương

Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng nó đáng để bạn phải làm. Bạn hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy tại đây đếm mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc bạn xuất ra. Bạn hãy đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi hồ sơ thanh toán gốc của công ty của bạn nếu không có sự đồng ý cùng với chữ ký của bạn. Có một cách khác là bạn hãy mở một tài khoản riêng ở ngân hàng phục vụ cho việc thanh toán và ký thác vào tài khoản đó một số tiền chính xác với số tiền mà bạn cần dùng để trả lương hàng tháng, sau đó bạn yêu cầu điều hoà nhanh hàng tháng.

Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền

Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xác minh các khoản tiền thu vào. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vào đều được ký hậu đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu "chỉ để ký quỹ" và đóng chúng lên các tấm séc đến - điều này có thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt. Bạn hãy đích thân điều tra các khiếu nại của khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nhở là thanh toán chậm. Bạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.

Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi

Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi ăn cắp. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên có vẻ rất trung thành - vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm - lại là những người ăn cắp thực sự. Lý do để những người này luôn có mặt trong công sở là để che dấu những dấu vết phức tạp trên chứng từ. Bạn hãy tha thiết yêu cầu những nhân viên làm công việc kế toán/ giữ sổ sách đi nghỉ mỗi năm. Lý tưởng là họ sẽ đi nghỉ khoảng thời gian hai tuần và nên đi nghỉ vào cuối tháng, khi kỳ đóng sổ sách đang diễn ra. Bạn hãy sử dụng thời gian này để nhờ ai đó khác nữa kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.

Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên

Bạn hãy sử dụng bên thứ ba để thực hiện kiểm toán sổ sách của bạn ít nhất là một lần trong năm . Điều này làm cho những kẻ biển thủ công quỹ gặp khó khăn khi cố gắng che dấu hành vi ăn cắp. Việc kiểm toán nên thực hiện bất ngờ và gây ngạc nhiên; và bạn đừng để nó xảy ra vào cùng một thời gian trong mỗi năm. Nếu bạn nghi ngờ có biển thủ gian lận, hãy cân nhắc việc yêu cầu cụ thể "kiểm toán tìm gian lận" thay cho "kiểm toán chung". Loại kiểm toán này được thiết kế để tìm ra và ngăn ngừa những kiểu bị thất thoát như vậy.

Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn

Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế toán của công ty bạn và chính sách ghi sổ của nó. Làm như vậy bạn có thể kiểm tra dễ dàng sổ kế toán và đảm bảo không có gì sai sót. Nếu bạn không giỏi làm việc với các con số, bạn có thể yêu cầu một nhân viên kế toán chỉ cho bạn cách đọc sổ sách kế toán, hoặc bạn cũng có thể tham gia học một khoá kế toán ở ngay trường trong địa phương của bạn. Việc trông cậy vào ai đó để theo dõi phần quan trọng nhất trong công việc kinh doanh của bạn chỉ mở thêm cửa cho biển thủ gian lận mà thôi.

Bảo mật phần mềm kế toán của bạn

Bạn đừng cho phép những người không được ủy quyền vào phần mềm kế toán của bạn. Bạn đừng để máy vi tính có chứa sổ sách kế toán nối mạng nội bộ. Bạn hãy đảm bảo rằng cả máy vi tính và phần mềm đều được cài mật khẩu. Bạn hãy thay đổi mật khẩu thường xuyên để khoá không cho những người không được uỷ quyền vào chương trình. Nếu bạn còn sử dụng sổ sách viết tay, bạn hãy cất chúng trong tủ có khoá và bạn hãy giữ chìa khoá.

Quantri.Vn

Quản trị nhân sự chủ chốt tại Doanh nghiệp ngoài quốc doanh Việt Nam- Nhân thức và hướng đi

&Ldquo; Lợi thế cạnh tranh của Doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở chất lượng hàng hóa- dịch vụ, ở công tác tiếp thị- quảng cáo mà chưa chủ trọng vào màn đầu tư nguồn nhân lực để có lợi thế cạnh tranh cao hơn, dẫn đến sự thiếu hụt cán bộ quản lý giỏi và cán bộ nguồn.&Rdquo;

1.  Nhận định chung về nhân sự chủ chốt trong Doanh nghiệp

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về nhân sự chủ chốt nhưng về cơ bản nhân sự chủ chốt được hiểu là :
-  Những người giữ vững vị trí then chốt, cốt yếu, và tham gia vào công tác điều hành của Doanh nghiệp
-  Những người đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chiến lược của Doanh nghiệp, văn hóa Doanh nghiệp và các quy trình sản xuất kinh doanh
-  Những người có tài năng, năng lực để đóng góp lớn cho sự phát triển của Doanh nghiệp trong quá khứ và cam kết với tương lai
Có thể nói nhân sự chủ chốt là bộ khung của moiix Doanh nghiệp mà người đứng đầu là CEO, với kĩ năng ra quyết định các tình huống chính chuẩn với chất lượng chuyên môn cao để vận hành Doanh nghiệp. Họ sử dụng trí tuệ cá nhân cũng như trí năng của Doanh nghiệp.

2.  Lãnh đạo các Doanh nghiệp ngoài quốc doanh cần quan tâm đến vấn đề quản trị nhân sự chủ chốt là do:

2.1.  Sự tăng trưởng và phát triển nhanh của Doanh nghiệp ngoài quốc doanh

Có thể nhận thấy một thực tế là tốc độ phát triển về hoạt động sản xuất – kinh doanh trong Doanh nghiệp ngoài quốc doanh hiện nay đang nhanh hơn là tốc độ phát triển về nguồn nhân lực, đặc biệt là nhân sự chủ chốt. Thậm chí có những giai đoạn, để nắm bắt được thời cơ- cơ hội kinh doanh, Doanh nghiệp phải chấp nhận sự thiếu hụt nhân lực trầm trọng và luôn phải chạy theo kịp và đáp ứng yêu cầu của sản xuất- kinh doanh.

2.2.  Khan hiếm về nguồn nhân lực có chất lượng

Tại thị trường lao động Việt Nam hiện nay, do mới hình thành và phát triển nên nguồn tuyển dụng nhân sự có kinh nghiệm và cập nhật kiến thức mới rất ít. Đánh giá chung về năng lực của nhân sự chủ chốt trong Doanh nghiệp còn ở mức rất khiêm tốn về cả kiến thức chuyên  môn , về kĩ năng tác nghiệp, khả năng quản lý nhân viên…đòi hỏi các Doanh nghiệp phải đi từ săn và tuyển sang chiến lược và chính sách xây dựng trong quản trị nhân sự chủ chốt để phát triển bền vững.

2.3.  Áp lực cạnh tranh

Bối cảnh nền kinh tế với những áp lực, cạnh tranh đòi hỏi Doanh nghiệp nói chung và Doanh nghiệp ngoài quốc doanh nói riêng phải có nhiều thay đổi về phương thức quản lý các nguồn lực, trong đó có nguồn lực con người. Công tác thu hút, trọng dụng và đãi ngộ nhân tài cũng cần phải được làm một các hệ thống, bài bản, tránh tình tranmgj tùy hứng “ bốc thuốc”, tức là phải có một hệ thống quản trị nhân sự chủ chốt chuyên nghiệp và hiệu quả.

3. Tại sao nhân sự chủ chốt chưa phát triển được trong Doanh nghiệp ngoài quốc doanh Việt Nam

 Trên thực tế hiện nay chỉ có khoảng 30% Doanh nghiệp Việt Nam có xây dựng chiến lược Nguồn nhân lực. Chủ Doanh nghiệp và Ban điều hành chưa nhận thức đúng đắn về vai trò then chốt của nguồn nhân lực con người và quản trị nhân sự chủ chốt đối với sự thành công của Doanh nghiệp.
Vấn đề năng lực và hiệu suất lao động của nhân sự chủ chốt trong các Doanh nghiệp ngoài quốc doanh chưa cao, hay công tác quản trị nhân sự chủ chốt ở trong các Doanh nghiệp này chưa được thực hiện tốt, phải chăng nằm ở bối cảnh lịch sử, tình hình kinh tế vĩ mô, nhận thức các nhân và tư duy lãnh đạo, quản lý. Việc chỉ ra một số nguyên nhân này sẽ giúp cho đề tài nghiên cứu đưa ra được những giải pháp đúng đắn giúp cho Doanh nghiệp nâng cao năng lực cán bộ chủ chốt và có được một chính sách quản trị nhân sự chủ chốt phù hợp trong tương lai:
 -  Các Doanh nghiệp ngoài quốc doanh Việt Nam đa phần xuất phát từ quy mô nhỏ, hạn chế về tầm vóc và nguồn nhân lực.Do đó, việc thực hiện quản trị nhân lực một cách đầy đủ và chuyên nghiệp vẫn chỉ là cấu chuyện về lý thuyết và xa xỉ.
 -  Doanh nghiệp ngoài quốc doanh đại đa số đi lên từ các Doanh nghiệp có tính chất cá thể, gia đình, vfa người chủ chính là người điều hành Doanh nghiệp. Tuy nhiên do môi trường pháp luật Việt Nam chưa ổn định , hành lang pháp lý chưa đồng bộ nên các chủ Doanh nghiệp vừa làm vừa dò dẫm, nghe ngóng, tính toàn. Họ khó có thể hoạch định chính xác các chiến lược phát triển dài hơn từ 5-10 năm cho Doanh nghiệp của mình.
 -  Cũng do yếu tố lịch sử cá chủ Doanh nghiệp tư nhân thường là những cá nhân có năng lực chuyên môn tốt, và họ tận dụng chuyên môn đó để lập nghiệp, mở Doanh nghiệp và đồng thời đứng ra vận hành Doanh nghiệp. Họ hiểu rõ Doanh nghiệp mình, họ dám thử thách, đương đầu và sẵn sàng đánh đổi để chèo lái con thuyền Doanh nghiệp ấy.Họ chủ yếu thành công bằng kinh nghiệm, bằng thực tế, nên bị hổng về lý thuyết chưa được đào tạo bài bản để có thể tổ chức vận hành Doanh nghiệp mình theo một hệ thống quản trị chuyên nghiệp, đặc biệt là quản trị nhân sự.
 -  Một trong những yếu kém mà chủ Doanh nghiệp, Doanh nhân chưa nhìn ra được, đó chính là yếu kém trong nhận thức về năng lực bản thân, về tư duy lãnh đạo chiến lược, về chính sách quản lý, trong đó có quản lý nguồn nhân lực, tài sản quý giá của Doanh nghiệp.
 -  Trải qua thời gian và cùng với sự phát triển thì mô hình “ CEO làm thuê” trong Doanh nghiệp ngoài quốc doanh có quy mô lớn đã trở nên phổ biến hơn. Tuy nhiên một thực tế  là các “ CEO làm thuê” đang thực hiện tròn vai, tròn chức trách thì có nhiều, nhưng thực sự thành công thì còn ít gặp.
 -  Ngoài ra có thể thấy rằng, mô hình tư nhân với vốn hay cổ phần chi phối thuộc một hay một số ít người dẫn đến việc người hay những người làm chủ luôn muốn giám sát chặt chẽ động thái của Doanh nghiệp vì “ đồng tiền đi liền khúc ruột” nên khả năng trao quyền của họ cho các CEO  làm thuê là chưa cao.
 -  Trong giai đoạn khởi động khởi đầu hoặc vận hành hiện tại thì chủ Doanh nghiệp tư nhân có xu hướng sử dụng hoặc ưu tiên người nhà, người quen biết vào nắm các vị trí quản lý trong Doanh nghiệp cho dù năng lực của những người này chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc, vì họ đặt yếu tố “ tin tưởng” và “ cam kết, ràng buộc” cao hơn yếu tố “ năng lực”.
 -  Trên thực tế không phải người chru Doanh nghiệp hay người thay mặt họ là CEP nào cũng nhận thức được đúng vai trò và tầm quan trọng của đội ngũ nhân sự chủ chốt cấp trung để từ đó “ chiêu hiền đãi sĩ” , “ trọng dụng nhân tài” cũng như bồi dưỡng phát huy đội ngũ cán bộ nguồn, cán bộ kế cận cho tương lai của Doanh nghiệp.
 -  Trong nhận thức của nhiều chủ Doanh nghiệp và các CEO, đào tạo chỉ được coi là chi phí vận hành chứ chưa phải là chi phí đầu tư của Doanh nghiệp, từ đó dẫn đến tâm lý ngại đào tạo, bồi dưỡng nhân viên từ dưới đi lên mà nghiêng về kiểu “ ăn xổi”, “ săn người”, “ giật người” từ nơi khác về đầu quân cho mình, khiến đội ngũ cán bộ cấp trung khó lòng trụ lâu đối với bất kỳ một Doanh nghiệp nào.

4. Hướng đi để có một đội ngũ nhân sự chủ chốt vững mạnh trong Doanh nghiệp ngoài quốc doanh

 Sẽ có rất nhiều những công trình nghiên cứu và kết luận để nâng cao hiệu quả việc quản trị nguồn nhân lực trong Doanh nghiệp cụ thể. Tuy nhiên trong phạm vi bài viết này tác giả muốn nhấn mạnh hướng đi để có một đội ngũ nhân sự chủ chốt vững mạnh nằm ở tầm nhìn, tư duy lãnh đạo và chính sách quản trị ở tầm vi mô, bao gồm:
 -  Xây dựng một văn hóa Doanh nghiệp lành mạnh trong đó có những tuyên ngôn rõ ràng và minh bạch về chính sách nhân sự từ trên xuống.
 -  Chủ Doanh nghiệp cần có chủ trương sử dụng Nhân lực một cách nhất quán để tạo ra một Bộ máy điều hành và giúp việc phía dưới chuyên nghiệp, trong đó cần nhấn mạnh yếu tố Công bằng và Công tâm trong sử dụng nhân lực và đánh giá nhân viên
 -  Công tác tuyển lựa đầu vào vô cùng quan trọng, trong đó nhà tuyển dụng cần hiểu rõ đầu bài của Chủ doanh nghiệp và Ban điều hành. Yếu tố thái độ, phẩm chất, tính gắn bó và khả năng quản lý thực tiễn được đặt lên hành đầu.
 -  Yếu tố đắc nhân tâm là vô cùng quan trong.
 -  Việc trao quyền và trách nhiệm dựa trên năng lực và ý chí chứ không dựa vào yếu tố quan hệ để phục chúng.
 -  Tăng thêm sự gắn bó của các cấp nhân sự chủ chốt thông qua chế độ đãi ngô. Thường thì các bài toán tài chính như lương thưởng vẫn là ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên cần có những chính sách đãi ngộ mang tính nhân văn, đặc biệt là áp dụng cho cả gia đình cán bộ quản lý đó vì đó vừa là hình thức PR nội booj tốt nhất cho Doanh nghiệp tới từng người lao động và bản thân gia đình họ, vừa tăng niềm tự hào của cán bộ khi được làm việc tại Doanh nghiệp và mang về những chế độ thiết thực cho gia đình ngoài lương thường. Ngoài ra, đãi ngộ dựa vào thâm niên, tuy không nên lạm dụng vì nó có thể gây mất công bằng giữa người tài và người ở lâu năm trong Doanh nghiệp, nhưng cũng nên xem xét và áp dụng chính sách này vì nó tạo động lực rất lớn để tăng sự gắn bó vủa các cấp quản lý với Doanh nghiệp, điều mà các Doanh nghiệp quốc doanh đã làm khá thành công.

Kỷ Yếu Ngày Nhân Sự Việt Nam - Vietnam HRDay
ThS. NCS. Đỗ Vũ Phương Anh- Phó TGĐ Tập đoàn Doji