Giải pháp 5S trong tuyển dụng nhân sự

Một trong những thiếu sót rất lớn của bộ phận nhân sự ở các công ty thuần Việt Nam tôi nhận thấy là sự đánh giá tương đồng về tính cách của các thành viên trong công ty. Mọi người đều như nhau về trình độ, khả năng trong một giới hạn và khung lương. Họ không muốn trả quá nhiều cho một vị trí nhưng lại mong muốn đạt được kết quả tốt hơn.  Tôi đã làm bên một công ty điện máy lớn được 2 tuần lễ. Đấy là 2 tuần lễ thực sự khốc liệt bởi vì ngay từ đầu tôi đã thuyết phục được họ tôi có thể làm được những điều đặc biệt. Tôi, sinh viên bằng hai ngành Quản lý Công nghiệp Trường Đại học Bách Khoa Tp. Hồ Chí Minh. Tôi nhiều hoài bão bởi vì ngày tôi bắt đầu xong tấm bằng kỹ sư khảo sát xây dựng thì cũng là lúc ngành xây dựng “mất mùa”.

Kinh tế đi lên và tôi hiểu kinh tế thật sự khó khăn, tuy nhiên miếng bánh lớn thì phải cố gặm mà ăn. Tôi nộp đơn vào một công ty điện máy ở một vị trí tư vấn bán hàng/nhập liệu  bởi vì tôi thất nghiệp đã rất lâu (chừng một năm trời). Rồi sau 2-3 tháng họ lại mời tôi vào đăng ký chức danh thiết kế web (designer). Tôi biết thiết kế web.. Thế nhưng làm sao tôi biết đồ họa tạo banner.. Thế là tôi học ra một bài học xương máu: không nên  để nhân sự “dụ”. Các bạn thấy  đấy  đúng là không phải lỗi tại tôi.. Tất cả vì sự chủ quan thái quá của bộ phận nhân sự trong thực hiện xem xét, thiết lập mô tả công việc.. Đó là một thiếu sót vô cùng lớn đối với nhân sự công ty Việt Nam. Bạn nên nhớ rằng chúng  ta không có thừa thời gian để rút kinh nghiệm và sửa sai hoài như vậy.. Tôi biết được tuyển người được việc, chi phí thấp thì thật là khó nhưng tuyển theo những hoạch định, định hướng lâu dài thì có thể tốt hơn. Ví dụ: các bạn có thể kết hợp  đào tạo,  đánh giá và thực hiện nhằm khơi dậy các kỹ năng tốt nhất của nhân viên.

Đấy mới là điều mà tôi nghĩ nhân sự luôn hướng đến.

Điểm yếu tiếp tới sẽ được đề cập đó là: cảm giác bị động hay học tập thái quá. Đấy là khi bộ phận nhân sự không biết phải tuyển như thế nào cho một vị trí đầy rủi ro như giám đốc.., Họ sẽ rơi vào một trạng thái bị động nhất thời, cố gắng tìm kiếm lục lọi thậm chí nhờ cả đơn vị “săn đầu người” để lấp đầy những khoảng trống vô vọng với những tiêu chí có thể thay đổi như năm kinh nghiệm: đơn cử một công ty lớn về dòng sản phẩm tiêu dùng nhanh nêu là chức danh quản lý thu mua cho kinh nghiệm từ 1-5 năm vậy mà lại các thêm tuyển cả các sinh viên mới ra trường ?? Rồi những học tập thái quá từ các công ty nước ngoài: test IQ, đánh giá kỹ năng.. Ví dụ: khi tôi tham gia ứng tuyển vị trí nhân viên quan hệ khách hàng ở một công ty bảo mật lớn ở Việt Nam, họ cho thi IQ như thể tuyển 1 chuyên viên tin học vậy. Nào là hình nọ, hình kia .V.V., Số này số kia.. Nhưng mà cái chính họ quên rằng đối với nhân viên kinh doanh tố chất tốt nhất phải có “máu kinh doanh” và mạng lưới quan hệ rộng khắp và một tầm nhìn  đủ rộng. Thế là tôi  được ứng tuyển vào vòng hai và rớt ngay chỉ vì mình đã không thực sự là một con buôn như đúng chức danh mình đề cập. Thiết nghĩ, nếu chỉn chu hơn trong bước một họ đã có thể sàng lọc ngay rất tốt những người mình muốn.

Tâm lý sợ hãi là điểm yếu tiếp theo được đề cập. Ai cũng phải sợ hãi cả. Bạn làm nhân sự thế có phải sợ hãi không ? Chắc chắn là có nếu không tuyển  được người, và đặc biệt hơn là những vị trí tập sự. Tại sao tôi lại nói như vậy ? Tôi đã muốn làm lại tất cả bởi tôi tin mình có thể.. Tuy nhiên tất cả lại nói không.. Đơn giản vì bạn không phải người mới, dù cho lĩnh vực bạn lĩnh hội là hoàn toàn mới. Đúng  đó là một kinh nghiệm tốt thế bởi vì bạn không dễ “lừa” người có kinh nghiệm, bởi vì họ có quan điểm sống rất cứng. Việc quản lý họ sẽ không đơn giản và dễ chịu như sinh viên mới ra trường. Nhưng có một điều mà bạn quên là: gừng càng già càng cay. Phát minh, sáng kiến không dễ dàng có  được nếu như bạn không cho tất cả ứng viên một sự công bằng trong đánh giá. Biết đâu bạn đã hất hủi các tài năng cho dù việc đào tạo ở Việt Nam khá là đơn sơ, mộc mạc. Cách đánh giá tốt nhất là hãy cho họ cùng giải quyết một vấn đề để có thể nhìn nhận bản chất phù hợp và những tố chất tốt nhất mà bạn cần từ họ, để từ đó quyết định có nên hay không cho một sự thay đổi. Một công ty chuyên xử lý dữ liệu đã làm rất tốt điều này khi cho một đoạn văn ngắn với các câu hỏi về tìm kiếm để kiểm tra khả năng của  ứng viên vị trí xử lý dữ liệu.

Bằng cấp, thành tính học tập, kinh nghiệm quyết định sự thành công của ứng viên. Thực sự là không đúng. Bởi theo ý kiến một anh là giảng viên Đại học Oxford Brookie (Anh) và là giám đốc một công ty tài chính với mức lương trên trăm triệu một tháng: khởi đầu anh đã bị một công ty tiêu dùng nhanh xua đuổi ngày từ vòng gửi xe bởi vì anh chỉ đạt có 6,5 điểm trung bình tốt nghiệp. Cái mà họ cần là dẫn đầu của một dẫn đầu, tốp năm ví dụ vậy. Nhưng mà họ quên rằng những người tài giỏi như Bill Gate, Steve Jobs không cần những thứ  ấy  để bịp họ. Tại sao bạn không tổ chức tuyển chọn trực tuyến hay sử dụng các kỹ năng đặc biệt để chọn ra những ứng viên có ý tưởng đặc biệt. Ví dụ: thay vì nhận định về công ty bạn thì chuyển sang nhận định về các đối thủ khác của bạn. Thay vì xem bằng cấp thì cho họ trải qua một bài test ứng với mô phỏng của công việc họ sẽ thực hiện trong tương lai. Thử thách họ bởi chính công việc thực tại sẽ cho bạn thấy họ có thực sự thích công việc đó không, cũng như khả năng hợp tác lâu dài..

Điểm yếu thường hay thấy nhất của các chuyên viên nhân sự Việt Nam là hay quên, thích chơi trội và thường không cung cấp đủ thông tin. Quá nhiều ứng viên, quá nhiều hồ sơ là vấn đề thường thấy và đó cũng là điều đáng được thông cảm. Tuy nhiên, nhân sự là bộ phận con người của công ty. Nhất cử nhất động của họ cũng nói lên bộ mặt của công ty. Vì thế, họ phải thể hiện sự chuyên nghiệp trong nhất cử nhất động của mình. Hơn 1 năm đằng đẵng tìm việc tôi nhận thấy có những vấn  đề hay gặp dưới đây. Thứ nhất, khâu tuyển dụng quá rườm rà, mang tính dụ dỗ: thường thấy ở các đơn vị kinh doanh đa cấp. Các thông trái chiều về mức lương, vị trí, thời gian nộp, tiêu chuẩn nộp và cả số lượng nộp.. Như một công ty về các mặt hàng truyền thông khi thì tuyển 5, 10, 15, 20, nhưng ở trên báo thì 50, 250. Rất là loạn.. Vị trí thì có những sai sót rất vui khi khu vực tập sự lại cần có 1-3 năm kinh nghiệm ? Điều này cho thấy việc đầu tư cho tuyển dụng online là rất kém.

Mà chính tuyển dụng online mới làm cho nhân viên nhân sự thảnh thơi nhất.. Bởi khi ấy ta có thể tra dựa trên từ khoá liên quan công việc, kỹ năng.. Đây là dạng tuyển dụng mà độ tin cậy và đầy đủ của thông tin cung cấp là không đạt. Một trong những kiểu tuyển dụng thiếu thông tin nhất có thể đề cập đến là từ nguồn mạng xã hội. Cái thiếu sót thường thấy ở đây là do kết nối nhiều nên nhân sự quên mình đã hẹn, đã hứa chỉ dẫn đường link đến vị trí ứng tuyển của công ty cho ứng viên hay chưa. Ngay cả việc hồi âm các thư đã gửi trên mạng xã hội cũng không được quan tâm đúng mức. Tôi đã từng gửi hồ sơ xin việc qua email dựa trên chỉ dẫn từ mạng xã hội đến một công ty nước giải khát nhưng vẫn không được hồi âm dù chỉ một lần. Ngoài ra, các công ty Việt Nam   nhân sựở đâychưa tổ chức tốt hệ thống quản lý hồ sơ trực tuyến nên họ đã không thông báo khi ứng viên không  được tuyển cũng như các ứng viên trượt ở vòng trong. Họ im lìm dù sau buổi phỏng vấn  đều hứa hẹn sẽ thông báo kết quả tuyển dụng sau 3-5 ngày. Đó là câu cuối cùng tôi nhận được từ bộ phận tuyển dụng của một công ty bảo mật lớn và chuyên nghiệp.

Tôi cố gắng gửi email cảm ơn buổi phỏng vấn.. Bao nhiêu hy vọng gửi gắm thì họ chỉ đáp lại bằng sự im lặng cả về thư điện tử lẫn điện thoại dù cho tôi là người phỏng vấn lần hai (phỏng vấn trực tiếp). Tôi không nghĩ là họ coi thường ứng viên nhưng hành xử như vậy thực sự rất thiếu chuyên nghiệp. Về mặt chơi trội, tôi cũng rất bất ngờ với kiểu hành xử của một công ty địa ốc ở Phú Mỹ Hưng. Họ đăng trên trang chủ rồi các trang như kiemviec, timviecnhanh rằng có thể gửi email đến hộp thư của bộ phận nhân sự. Nhưng khi gửi đến thì họ buông ngay một thông báo: “Anh làm ơn gửi giùm một bộ hồ sơ đến địa chỉ vì hồ sơ số khó xem ?”.  Rồi còn tuyển dụng ở công ty truyền thông nổi tiếng tôi vẫn nhớ rõ họ cần tuyển nhân viên kinh doanh phải đạt doanh số nhưng không trả lương trong 3 tháng! Thế rồi tôi tự hỏi họ đang “chơi trội” với ứng viên.

Thế rồi, trước hàng núi các ưu tư về hoạt động nhân sự, làm sao để tháo gỡ các nút thắt về tiền lương, chính sách tuyển dụng.. Tôi xin giới thiệu các bạn giải pháp 5S. 5S là viết tắt của Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Sheiketsu (săn sóc), Shitsuke (sẵn sàng). Đây chính là giải pháp 5S của người Nhật nhằm giúp cho việc thực hiện công việc tốt hơn. Nó thật đơn giản và rất hữu dụng cho các chuyên viên nhân sự trong việc chuẩn bị, triển khai các chính sách nhân sự đơn giản mà hiệu quả..
Thứ nhất là sàng lọc. Sàng lọc thì không phải là việc  đơn giản. Nó quan trọng ở phương pháp và công cụ sàng lọc như thế nào. Cách quản lý tốt nhất của nhân sự hiện nay là quản lý các hồ sơ số. Nhưng các hồ sơ này phải được chuẩn hoá theo cùng một quy chuẩn thống nhất để có thể truy xuất tìm kiếm dễ dàng ngay cả khi bạn ở nhà. Điều này cần ở một hệ thống hỗ trợ thật sự tốt và tự động hoá đến mức có thể. Các ứng viên gửi hồ sơ đến sẽ nhận được các hồi âm tự động. Các ứng viên không đạt yêu cầu tuyển dụng sẽ có thư cảm ơn đã tham gia ứng tuyển và chúc may mắn.. Đối với mạng xã hội cũng cần có hệ thống hỗ trợ trả lời và sàng lọc các ứng viên.

Thứ hai là sắp xếp. Sắp xếp không đơn giản chỉ là việc sắp xếp công việc nào có cần kíp trước thì đưa lên đầu, mà phải mở rộng ra sắp xếp các kỹ năng, các tiêu chí từ khoá tìm kiếm đối với các ứng viên. Có như vậy thì việc sàng lọc mới hiệu quả bởi khi đó bạn đã đánh giá cụ thể những kỹ năng quan trọng cho công việc cũng như các kỹ năng khác giúp cho sự hoà nhập và phát triển sự nghiệp đúng định hướng của công ty và ứng viên.

Thứ ba là sạch sẽ. Sạch sẽ không hẳn là sạch ở văn phòng làm việc mà phải sạch trong  định hướng, các tiêu chí tuyển dụng, hình thức tuyển cũng như giải quyết các vấn đề tồn đọng. Sạch cũng có thể là trong sạch không “lừa đảo”, phải vào thẳng vấn đề và mức độ khó khăn trong công việc..

Thứ tư là săn sóc. Hãy thử nghĩ mà xem từ lúc nhỏ đến khi trưởng thành bạn đã được mẹ săn sóc bao nhiêu lần ? Hãy săn sóc và trân trọng các ứng viên y như vậy. Vì sao vậy ? Vì bạn chính là đại diện gần gũi và thân thiện nhất của doanh nghiệp. Bạn có thể không cần ứng viên vào thời điểm này, tuy nhiên vào một lúc khác  ở một vị trí khác bạn sẽ thấy thật tiếc nuối khi để lỡ mất họ. Vì thế, hãy chuyên nghiệp ngay từ cách suy nghĩ và phản hồi một cách ấn tượng với mọi ứng viên. Để làm được điều đó, trước mắt bạn phải gầy dựng một hệ thống phản hồi tiện lợi và đơn giản nhất để có thể tiếp cận nhiều ứng viên mà vẫn không làm mất thiện cảm nơi họ.

Cuối cùng là sẵn sàng. Bạn đã sẵn sàng tuyển dụng chưa ? Sẵn sàng ở đây chính là việc thực sự muốn tuyển dụng. Thời gian tuyển dụng, hạn nộp hồ sơ phải cân nhắc kỹ lưỡng.. Và cần chấm dứt ngay tuyển dụng khi đã có được người mình cần. Bạn sẵn sàng tốt và chu đáo bao nhiêu, ứng viên cũng đối đãi tốt với bạn bấy nhiêu. Bạn thật sự cần tuyển thì chúng tôi các ứng viên cũng sẽ thực sự sẵn sàng và dũng cảm nói thật nhằm giúp mang lại lợi ích tối đa cho hai bên. Việc áp dụng 5S vào nhân sự thực sự không mới nhưng cách thực hiện cần phải có những sáng tạo tích cực, tránh những suy nghĩ bảo thủ và hơn hết là cần phải nhìn ra vấn đề: “Nhân sự không phải hành sự tại ứng viên mà vì chúng ta, vì lợi ích lâu dài của công ty”.

Kỷ yếu Ngày nhân sự VIệt Nam
Tác giả: Trần Mạnh Cung